Semestersäkra er kundservice

Nu är det inte många dagar kvar innan många av oss försvinner iväg på sommarsemester och njuter av det, förhoppningsvis, härliga vädret! Men innan du försvinner iväg kan det vara bra att semestersäkra er kundservice så att du slipper tänka på det när du ligger på stranden. Vi på Kundo har tagit fram en checklista på saker som kan vara bra att tänka på innan du lämnar skrivbordet.

1. Lämna ordentlig dokumentation till sommarpersonalen

I de fall där ni har sommarpersonal som kommer in enkom för att täcka upp när alla ni ordinarie kundservicemedarbetare går på semester är ordentlig dokumentation väldigt viktigt. Se till att alla rutiner och svar på alla frågor ny personal kan tänkas ha finns dokumenterat. På så sätt säkerställer du att kundservicearbetet fortlöper som det ska medan du är borta samt att du minimerar risken för att konstant bli kontaktad med frågor under din semester.

2. Var öppen och tydlig mot era kunder

Under semestern har ni med största sannolikhet lägre bemanning än vad ni har resten av året. Något som kommer resultera i längre svarstider. För att undvika irritation hos era kunder är det viktigt att ni är öppna och tydliga mot dem från början. Meddela att ni är färre som jobbar med kundservice under semestertiden och att det kan göra att svaren dröjer lite längre än vanligt. Genom att vara tydlig med vilka förväntningar era kunder ska ha redan från början minimerar ni risken för att semesterns längre svarstider skapar irritation.

3. Uppdatera ert forum och/eller kunskapsbank

Det bästa sättet att semestersäkra er kundservice är att förbereda er ”customer self service” så mycket det går. Det handlar alltså om ert frågeforum eller er kunskapsbank. Ju mer ni uppdaterar dem med relevanta frågor och svar, desto färre samtal och mail kommer komma in till er kundservice. Med andra ord, gör det enkelt för era kunder att själva hitta svar på sina frågor.

Följer du de här tre stegen är ni väl förberedda för att fortsätta leverera bra kundservice även under semesterperioden. Med ett bra förarbete kan du också ta semester och släppa jobbet med gott samvete.

På Kundo vet vi att det är en konst att på ett enkelt och effektivt sätt anpassa sin kundservice efter säsong. Oavsett om ni redan använder Kundo eller inte så är du varmt välkommen att höra dig till oss för att prata mer om hur man med smarta verktyg skapar sig förutsättningarna för att lyckas.

Vi på Kundo önskar er alla en härlig sommar!