Så skapar du effektiv hantering av mail till löneavdelningen

Gemensamt för många löneavdelningar är att man hanterar mycket inkommande frågor från anställda via e-post. Särskilt under vissa mer hektiska perioder av månaden kan mailen vara många och då blir möjligheten till bra samarbete och kvalitet i sina svar extra viktigt.

Idag arbetar många löneavdelningar i traditionella e-postklienter som Outlook eller Lotus Notes. Dessa fungerar bra för kommunikation mellan enskilda medarbetare, men för att hantera stora mängder frågor ,och inte minst för att samarbeta effektivt, fungerar de otillfredsställande.

Att hålla en hög servicenivå och kvalitet internt mot sina kollegor är förstås lika viktigt som det är att skapa nöjda kunder i sin kundservice. Med rätt verktyg för löneavdelningen att hantera medarbetarnas alla frågor skapas förutsättningar både för nöjda kollegor, bra arbetsmiljö för teamet som svarar och inte minst möjligheten för uppföljning och statistik för dig som chef över löneavdelningen.

Så fort man blir fler än en person som ska samarbeta i gemensamma mailkorgar så uppstår ett par vanliga problem och frågor:

• Hur undviker vi att svara på samma frågor och arbetar effektivt när alla delar en gemensam inkorg?
• Hur ser vi vad våra kollegor tidigare har svarat?
• Hur uppnår vi kvalitet och struktur i arbetet när alla arbetar separat?
• Hur säkerställer vi att medarbetarna får svar? Och svar i rimlig tid?
• Hur ger vi exempelvis ledningsgruppen svar på frågor om hur mycket ärenden vi får in och hur hög arbetsbelastningen är?

Det är när denna typ av frågor uppstår som det är läge att hantera medarbetarnas frågor i sina delade mail-inkorgar via en annan typ av verktyg än exempelvis Outlook/Lotus. Den typen av verktyg är inte anpassat för samarbete i gemensamma inkorgar och endast begränsade möjligheter att hantera problemen eller svara på frågorna som vi listar här ovan. Problemen blir förstås större ju fler kollegor man är som ska samarbeta kring en eller flera delade inkorgar.

Det är därför som vi utvecklat ett mailhanteringssystem - ett verktyg för att samarbeta enklare i gemensamma inkorgar. I Kundos mail ser du i realtid:

• Vem som arbetar med att besvara vilka mail
• Vem som blivit tilldelad vilka ärenden
• Hur länge något legat obesvarat och om det varit obesvarat längre än er målsättning
• Statistik över volymer, svarstider och mycket mer

Inte minst underlättar denna typ av modern molnbaserad tjänst arbete på distans, oavsett om det är en kollega som arbetar hemifrån eller hela löneavdelningen sitter på olika platser fungerar samarbetet lika sömlöst och effektivt.