Bästa systemet för ärendehantering? Vi guidar dig rätt!

Med ett ärendehanteringssystem för kundservice får kundserviceteamet de bästa förutsättningarna för att smidigt kunna hantera alla inkommande ärenden, samtidigt som de minimerar risken att något faller mellan stolarna. Det blir enkelt att jobba effektivt vilket i sin tur leder till ökad kundnöjdhet. I den här artikeln går vi igenom hur du väljer det bästa systemet för din ärendehantering. 

Hur väljer man ett ärendehanteringssystem?

Börja med att identifiera dina behov. Vilka dessa behov är skiljer sig självklart från organisation till organisation, men de flesta landar i att de behöver en bättre överblick genom att samla alla ärenden på samma ställe, oavsett vilken kanal ärendena kommer från. Detta i kombination med funktioner för effektivt samarbete är grunden för bra kundservice. Ett bra ärendehanteringssystem kräver dock mer än så - något som vi ska bena ut i det här blogginlägget.

Hantera ärenden i de kanaler där dina kunder finns

Något av det mest väsentliga med ett bra ärendehanteringssystem är att kunna hantera alla kanaler där kunderna finns. I takt med ökad digitalisering och fler sociala medier förväntar sig kunderna kundservice via de kanaler som passar dem. Kundos ärendehanteringssystem är ett så kallat omnikanalssystem, det vill säga att du kan hantera flera olika kanaler på samma ställe. I Kundo kan du hantera ärenden från alla de vanligaste kundserviecekanalerna - mail, chatt, telefon, Facebook och Instagram.

Anpassa verktyget efter era behov

Som sagt så varierar behovet av kontaktvägar beroende på verksamheten, därför kan du med Kundo välja vad som ska ingå i ditt ärendehanteringssystem. Utöver mail kan du själva välja vilka kontaktvägar som ska inkluderas, vilka såklart kan läggas till och tas bort i takt med att verksamheten växer och förändras.

Samarbeta enkelt kring alla ärenden

Effektiv kundservice handlar framförallt om att samarbeta på ett effektivt sätt. När alla ärenden finns på samma ställe tar hela teamet ansvar för alla ärenden. Och när alla har tillgång till all information, i realtid, är det enkelt att till exempel ta över ett ärende om någon är sjuk eller är på semester.

Specifika funktioner för samarbete i Kundo

I Kundos ärendehanteringssystem har vi tagit fram specifika funktioner för att kunna samarbeta effektivt. En funktion är till exempel “Be om hjälp”. Om du behöver hjälp av en kollega kan du ställa en fråga genom att kommentera personens namn, på så sätt får den taggade personen enkelt tillgång till all tidigare historik i ärendet. 

Du kan också be om hjälp från personer utanför din verksamhet. Om du till exempel behöver fråga en leverantör om leveranstid går det att ställa frågan direkt i Kundos ärendehanteringssystem, leverantören mottar och svarar på frågan som ett vanligt mail och svaret loggas i Kundo. All kommunikation gällande ett ärende, hamnar alltså på samma ställe - fiffigt va!

Styr själv över dina ärenden

I många ärendehanteringssystem tilldelas ärenden direkt till kundservicemedarbetarna. Vi menar att den lösningen minskar effektiviteten. Istället har vi valt att användarna själva ska kunna välja vilka ärenden de vill ta sig an. Detta bidrar till att expertisen i företaget tas tillvara på då medarbetarna kan jobba med de ärenden de känner sig trygg med och har intresse för, vilket i sin tur leder till ökad effektivitet. 

Kundservice ska vara enkelt

Ett bra ärendehanteringssystem ska vara enkelt att använda för både kunder, kundservicemedarbetare och chefer. Kundos ärendehanteringssystem är noga utformat, och i ständig utveckling, för att vara så användarvänligt och lätt att komma igång med som möjligt. Plattformen är även designad för att ha precis rätt funktioner för att kunna erbjuda bra kundservice - det vill säga inga överflödiga eller komplicerade funktioner som inte används.

Värdefulla insikter med statistik

Sist men inte minst ska bra ärendehantering inkludera relevant statistik. För att kunna utveckla och förbättra sin kundservice är det viktigt att ha en bra inblick i hur den faktiskt ser ut. Det kan vara till exempel svarstider, antal besvarade ärenden och vilken typ av ärenden som kommer in. Detta är information som är nödvändig för att kunna ta smarta beslut om sin kundservice och resten av verksamheten.

Det är inte svårt att erbjuda bra och effektiv kundservice, det gäller bara att ha rätt verktyg för just din verksamhet. Här kan du läsa mer om vårt ärendehanteringssystem eller boka en demo!