Bravida

Björn Lilja

Björn Lilja

“Kundo Mail gav oss helt nya förutsättningar för bättre samarbete”

Med 7000 anställda bara i Sverige ställs höga krav på Bravidas löneavdelning och deras förmåga att snabbt hantera inkommande ärenden. Vi fick ett samtal med lönechefen Anders Löfblom som berättar om varför de valde Kundo för hanteringen av e-post.

Bravida är företaget som ger fastigheter liv. Det gör man med hjälp av tusentals medarbetare som arbetar med centrala funktioner som elektricitet, värme, vatten och mycket mer. Företaget är börsnoterat och det ställs därför extra höga krav på att man noga följer både regler och riktlinjer.

Bravida har mer än 50 000 kunder i hela norden och bara i Sverige arbetar 7000 personer, varav ca 3000 av dessa är elektriker. Till löneavdelningen på Bravida kommer flera tusen mail varje månad.

– På löneavdelningen är vi 12 personer, varav de flesta är lönespecialister. Vi hanterar löner inom fyra stora kollektivavtal vilket skapar extra komplexitet. För att hantera detta är vi indelade i tre specialiserade team, berättar lönechefen Anders Löfblom.

 

Vi hanterar löner inom fyra stora kollektivavtal vilket skapar extra komplexitet.

Anders kom först i kontakt med Kundos verktyg på sin tidigare arbetsplats. Precis som på Bravida hade man där ursprungligen hanterat den stora mängden inkommande mail i traditionella e-postprogram som Outlook, vilket skapade utmaningar kring samarbete och insyn. Att införa Kundo för att bättre hantera de stora volymerna av e-post blev därför ett naturligt steg för Anders när han tog rollen som lönechef på Bravida.

– Tidigare var vi väldigt beroende av enskilda individer för att svara på frågor inom ett visst område som ofta hamnade i inkorgen hos respektive medarbetare. Det gjorde hanteringen sårbar och skapade mycket stress, till exempel när någon var hemma och var sjuk. Den problematiken är helt borta nu och vi kan enkelt hjälpas åt inom och mellan teamen, fortsätter Anders.

Kategorisering och tilldelning nyckeln till ett effektivt arbete

Anders berättar att den viktigaste anledningen till att man nu kan jobba mer effektivt med inkommande ärenden är den flexibla möjligheten att automatiskt eller manuellt kategorisera dem.

–  Alla team jobbar gemensamt i samma inkorg, men med olika vyer utifrån hur ett ärende har kategoriserats. Vi har automatisk kategorisering baserat på innehållet i mailet så att de flesta mail hamnar hos rätt team direkt, berättar Anders.

Normalt är det bara en person från varje team som arbetar i Kundo och den rollen roteras inom teamet. Men tack vare samarbetsfunktionerna i Kundo är det enkelt att vid behov vara flera som arbetar direkt i samma inkorg, utan att riskera att krocka med varandra eller dubbelarbeta. Anders lyfter särskilt fram några funktioner som både ökar effektiviteten och underlättar samarbetet:

  • I Kundo kan varje mail automatiskt tilldelas ett ärendenummer. Det gör det enkelt att hänvisa till ett ärende i dialogen med kollegor ute i organisationen!
  • Många frågor liknar varandra, särskilt i samband med att man exempelvis har förändrat en process. Funktionen “Färdiga svar” gör det enkelt att ta fram gemensamma mallar som blixtsnabbt kan infogas i ett mailsvar.
  • Möjligheten att både skriva kommentarer och be kollegor om hjälp direkt i verktyget är ofta använda funktioner.

Anders återkommer till att den flexibla och ofta automatiska kategoriseringen är en nyckelfunktion.

– Genom att mailen som kommer in kan kategoriseras i flera dimensioner kan jag som chef enkelt få svar på frågan om hur mycket ärenden vi får in inom enskilda områden, exempelvis pension. Det ger mig underlag i analysen av vad vi kan behöva förbättra eller förenkla i exempelvis vår kommunikation, säger Anders.

 

Genom att mailen som kommer in kan kategoriseras i flera dimensioner kan jag som chef enkelt få svar på frågan om hur mycket ärenden vi får in inom enskilda områden

Anders lyfter avslutningsvis också fram vikten av att ta hänsyn till integritet och skyddet av personuppgifter i hanteringen av mail just på en löneavdelning.

– Kundo fungerar som ett sökbart arkiv med en bra sökfunktion, men som också har inställningar för att automatiskt gallra meddelanden efter en viss tid. Det gör att det blir enklare för oss att följa de riktlinjer vi satt upp kring hanteringen av personuppgifter, avslutar Anders.